Гибкость и адаптивность компании – это то, что определяет её успех в логистической индустрии. Способность оперативно и вовремя доставлять грузы, а также навык нахождения мгновенных решений для клиентов играют важную роль. Автоматизация процессов – ключевой фактор, который позволяет сотрудникам сэкономить время, освобождая их от рутинных задач и позволяя сосредоточиться на выполнении ключевых задач. Михаил Белоусов, генеральный директор ГК “Маршал” и основатель онлайн-академии логистики, делится своим опытом в области автоматизации логистических компаний, рассказывая о важности мотивации коллектива и влиянии оптимизации на прибыль.
Оптимизация через декомпозицию процессов
Многие логистические компании имеют сотрудников, выполняющих различные функции. Один и тот же сотрудник может быть и менеджером по продажам, и логистом, и диспетчером, и заниматься документооборотом. Вроде бы, всё работает, и почему что-то менять? Главная цель изменений – это обеспечение специализации каждого сотрудника на конкретном направлении. Такой подход позволяет сотрудникам сосредотачиваться на своих задачах, глубже погружаться в свою область и становиться экспертами в ней.
Первым шагом к оптимизации является разделение функций сотрудников, позволяя каждому специалисту сфокусироваться на своей экспертизе. В компании Михаила Белоусова, каждый сотрудник занимается конкретной областью, в которой он обладает специальными знаниями. Это позволяет им добиваться результатов намного быстрее, так как они не рассредотачиваются на множество разных задач.
Используйте инструменты цифровой автоматизации
Внедрение цифровых программ в логистический бизнес имеет множество выгодных аспектов. Оно не только сэкономит время, но и структурирует рабочие процессы, позволит лучше управлять задачами и соблюдать дедлайны. Важно отметить, что цифровые решения смогут выполнять рутинную работу за ваших сотрудников.
За год работы, логистическая компания может успешно оцифровать практически все процессы. Однако для этого необходимо создать дорожную карту, которая включает в себя внедрение ERP-системы, новых сервисов и миграцию на другие программные платформы. Важно периодически проводить анализ проделанной работы и оценивать выполненные этапы.
В примере “Маршал”, работают менеджеры по продажам, клиентские менеджеры, логисты и диспетчеры. Однако большая часть их работы автоматизирована. Это включает в себя:
- Автоматическую отправку коммерческих предложений через email и WhatsApp клиентам.
- Генерацию счетов и актов после выгрузки транспорта и их автоматическую отправку клиенту.
- Рассылку сообщений действующим клиентам без необходимости звонков и писем.
- Интеграцию диспетчерского отдела с программой мониторинга транспорта.
- Поиск перевозчиков через интеграцию с логистическим сервисом “Площадки ATI.SU”.
- Контроль исполнения заявок с помощью системы автоматизации мониторинга транспорта “Movizor”.
Интеграция различных платформ
Интеграция сторонних ресурсов позволяет значительно сократить временные затраты. Например, настройка интеграции с ATI.SU позволяет быстро добавлять реквизиты контрагентов и контактные данные сотрудников, просто вводя ИНН и запуская бизнес-процесс.
Запросы также могут быть автоматически созданы на площадках ATI.SU через интеграцию API. Это означает, что логисту остается только обрабатывать входящие звонки от перевозчиков и подготавливать необходимую документацию. Как результат, конверсия в закрытие сделок в компании “Маршал” увеличилась на 10-15%, в зависимости от сложности направления, объема грузов и других факторов.
Логистические компании работают с разнообразными платформами, и переход с одной на другую может требовать значительных усилий. Создание единой экосистемы позволяет сотрудникам работать более эффективно, минимизируя переключение между различными платформами и вкладками.
Мотивация и обучение
Однако, важно не только внедрить автоматизацию, но и обеспечить правильную мотивацию и обучение сотрудников. Дополнительные поощрения, такие как проценты от стоимости перевозок, могут быть мощным мотиватором. Каждая категория сотрудников может иметь свою систему мотивации. В компании “Маршал” создали корпоративную культуру автоматизации, где сотрудники активно обучаются новым программам и делятся рекомендациями. Это помогает им понимать важность программного обеспечения, его преимущества и изменения во внутренних процессах.
Вывод
Подведем итоги: переход к автоматизации, несомненно, требует немалых финансовых вложений. Однако это вложения в будущее вашей компании, ее долгосрочное развитие и успешное существование на рынке.
Использование цифровых инструментов позволяет бизнесу масштабироваться, увеличивая штат, оборот, маржу, количество заказов и конверсию в заключение сделок.
Мы настоятельно рекомендуем начать автоматизацию компании как можно раньше. С ростом количества сотрудников и объема работы, оцифровка процессов и мотивация коллектива становятся более сложными задачами. Например, начать можно с внедрения системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) — уже это способствует увеличению прибыли.
Создание собственной системы автоматизации и интеграция с внешними платформами и сервисами помогут вашему бизнесу расти быстрее. Важно, чтобы каждый сотрудник понимал, что автоматизация процессов выгодна не только владельцу компании, но и ему самому.
О компании
ГК “Маршал” — это федеральная транспортно-экспедиционная компания, специализирующаяся на проектной логистике и перевозках негабаритных грузов в России и ближнем зарубежье. Мы работаем на российском логистическом рынке с 2017 года, обеспечивая клиентов надежными и эффективными логистическими решениями.
Комментировать